Các doanh nghiệp bán sản phẩm dễ hỏng cần thiết phải áp dụng các biện pháp quản lý kho hàng để đảm bảo sắp xếp sản phẩm một cách hiệu quả, từ tránh thất thoát và việc trả lại sản phẩm khi chúng hết hạn sử dụng. Một trong những phương pháp phổ biến được sử dụng trong quản lý kho hàng của các công ty có sản phẩm dễ hỏng là phương pháp FEFO (First Expired, First Out).
Chúng ta sẽ xem xét các vấn đề liên quan đến quản lý kho hàng theo phương pháp FEFO cũng như sự khác biệt của nó so với các phương pháp khác ở dưới đây.
Nội dung bài viết (Bấm để xem nhanh)
1. Phương pháp FEFO là gì và khi nào nó được sử dụng?
Phương pháp FEFO, hay “First Expired, First Out,” là một cách quản lý hàng tồn kho tập trung vào việc ưu tiên sử dụng và phân phối những sản phẩm có thời hạn sử dụng sớm hơn. Thông tin quan trọng nhất trong việc tổ chức kho hàng theo phương pháp FEFO là hạn sử dụng của sản phẩm. Điều này có nghĩa là sản phẩm có hạn sử dụng sớm nhất sẽ được tiêu thụ hoặc phân phối đầu tiên. Bằng cách này, chúng ta đảm bảo rằng sản phẩm được duy trì chất lượng tốt nhất và tránh tình trạng phát sinh thêm chi phí do sản phẩm hết hạn sử dụng, đồng thời giảm nguy cơ sản phẩm hỏng.
Trong các ngành như thực phẩm và đồ uống, việc áp dụng phương pháp FEFO trong quản lý kho hàng là phổ biến để bảo vệ chất lượng và an toàn của các sản phẩm như sữa, thịt, trái cây, rau quả…
Tương tự, phương pháp FEFO cũng được áp dụng rộng rãi trong lĩnh vực dược phẩm để đảm bảo rằng sản phẩm hết hạn sử dụng không được tiêu thụ hoặc phân phối. Tóm lại, triển khai phương pháp FEFO đối với các sản phẩm dễ hỏng có hạn sử dụng giúp bảo vệ sức khỏe và an toàn của người tiêu dùng.
2. Lợi ích và ưu điểm của phương pháp FEFO
Phương pháp FEFO, hay “First Expired, First Out,” là một phương pháp quản lý hàng tồn kho rộng rãi được áp dụng trong các ngành như thực phẩm, mỹ phẩm và dược phẩm. Các công ty trong những ngành này phải thường xuyên theo dõi hạn sử dụng của sản phẩm để tránh sai sót và giảm thiểu rủi ro.
Phương pháp này đem lại nhiều lợi ích đáng kể trong việc quản lý và tổ chức hàng tồn kho, bao gồm:
- Giảm lãng phí sản phẩm: FEFO đảm bảo rằng sản phẩm có hạn sử dụng sớm nhất được sử dụng và phân phối trước, từ đó giảm thiểu việc sản phẩm hết hạn sử dụng trong kho, đồng nghĩa với ít lãng phí hơn.
- Duy trì chất lượng sản phẩm: Phương pháp FEFO đảm bảo rằng sản phẩm luôn ở trong điều kiện tốt nhất cho đến khi được bán, giữ cho chất lượng sản phẩm được duy trì.
- Tuân thủ các quy định: Trong các ngành có quy định nghiêm ngặt, FEFO giúp tuân thủ các quy tắc và quy định liên quan đến an toàn và chất lượng sản phẩm.
- Tăng vòng quay hàng tồn kho: Phương pháp FEFO thúc đẩy vòng quay hàng tồn kho, tăng tốc độ luân chuyển và dự trữ sản phẩm trong kho.
- Nâng cao sự hài lòng của khách hàng: Đảm bảo rằng sản phẩm luôn tươi mới và chất lượng làm tăng sự hài lòng của khách hàng.
- Giảm khủng hoảng danh tiếng và hình ảnh thương hiệu.
- Giảm chi phí: FEFO giúp giảm lãng phí sản phẩm và tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho, có thể giảm chi phí và chi phí phát sinh trong kho dài hạn.
3. Phương pháp FEFO được thiết lập trong kho như thế nào?
Để áp dụng phương pháp FEFO trong quản lý kho hàng, cần tuân theo các bước sau:
- Tổ chức và ghi nhãn sản phẩm: Sản phẩm cần được dán nhãn và đánh dấu một cách rõ ràng từ khi nhận vào kho cho đến khi xuất khỏi kho. Điều này giúp đảm bảo tính xác định và theo dõi hạn sử dụng của sản phẩm.
- Thiết lập hệ thống quản lý hàng tồn kho: Quản lý hàng tồn kho cần được thực hiện một cách chặt chẽ, bao gồm việc ghi chép và cập nhật thông tin liên quan đến sản phẩm trong kho, bao gồm thông tin cần thiết để phân phối sản phẩm một cách chính xác.
- Bảo quản theo hạn sử dụng: Sản phẩm mới sẽ được lưu trữ phía sau sản phẩm có sẵn trong kho. Khi cần lấy hàng, sản phẩm có hạn sử dụng sớm nhất sẽ được chọn để đảm bảo sự tuân thủ với phương pháp FEFO.
- Giám sát và hiện đại hóa: Sau khi phương pháp FEFO đã được triển khai, quan trọng là liên tục giám sát hiệu quả của nó, thực hiện điều chỉnh khi cần thiết và cập nhật thông tin về hạn sử dụng khi cần. Điều này đảm bảo rằng phương pháp FEFO luôn hoạt động hiệu quả và tuân theo nguyên tắc ưu tiên sản phẩm hết hạn sử dụng sớm nhất.
4. Sự khác biệt giữa LIFO, FIFO và FEFO
Có nhiều cách và kỹ thuật để quản lý kho hàng và hàng tồn kho một cách hiệu quả, đảm bảo rằng mọi thứ được duy trì trong tình trạng tốt nhất và được kiểm soát. Các phương pháp phổ biến và được sử dụng rộng rãi bao gồm LIFO, FIFO và FEFO. Lựa chọn giữa các kỹ thuật này hoặc các phương pháp khác phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như loại kho, loại sản phẩm được lưu trữ, và quy trình hậu cần của từng công ty.
Dù sử dụng phương pháp nào trong số này, mục tiêu chính là tổ chức và kiểm soát quá trình xuất và nhập sản phẩm vào kho một cách hiệu quả nhất có thể.
Phương pháp FEFO, chẳng hạn, tổ chức kho hàng dựa trên việc ưu tiên xuất kho sản phẩm có hạn sử dụng gần nhất. Điều này giúp tránh tình trạng sản phẩm hết hạn sử dụng trong kho, đồng thời giảm nguy cơ sản phẩm bị hỏng.
Phương pháp FIFO tương tự với việc ưu tiên xuất sản phẩm dựa trên ngày sản phẩm được nhập vào kho. Nếu sản phẩm có cùng hạn sử dụng, thì sản phẩm được nhập vào trước sẽ được xuất kho trước.
Mặt khác, phương pháp LIFO ưu tiên sản phẩm cuối cùng được nhập vào kho là sản phẩm được xuất kho trước. Thường được sử dụng cho các sản phẩm không có hạn sử dụng và không gây lãng phí như các vật liệu xây dựng, với điều kiện rằng sản phẩm này không bị tổn thất theo thời gian.
Sự tự động hóa của quản lý kho hàng đã giúp cho các tổ chức và công ty phát triển các phương pháp quản lý hiệu quả hơn và loại bỏ các lỗi có thể xảy ra trong quá trình quản lý hàng tồn kho.
5. Triển khai phần mềm quản lý kho
Việc thực hiện phương pháp FEFO theo cách thủ công thường không hiệu quả, và vì vậy, sự hỗ trợ của công nghệ số đã giúp duy trì sự kiểm soát trên toàn bộ chuỗi cung ứng, tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động hậu cần. Dù bạn áp dụng phương pháp quản lý nào, điều quan trọng và đề xuất là sử dụng phần mềm quản lý, bao gồm công nghệ RFID và các ứng dụng khác, để theo dõi và kiểm soát quá trình nhập và xuất, quản lý vị trí, lô hàng, ngày hết hạn… một cách hiệu quả cho bất kỳ phương pháp nào bạn chọn.
Để lựa chọn hệ thống lưu trữ phù hợp cho phương pháp FEFO, nên tương tác với các công ty chuyên cung cấp giải pháp lưu trữ. Nếu bạn quan tâm đến việc cải thiện quy trình lắp đặt và quản lý hậu cần của bạn, hãy liên hệ với đội ngũ chuyên gia của Kechuahangdidong để được tư vấn và chọn lựa giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.
