Hết hàng trong kho được định nghĩa là việc một công ty không có khả năng đáp ứng một mức nhu cầu nhất định từ khách hàng do không có hàng hóa đó trong kho của mình.
Do đó, hãy cùng phân tích những lý do chính khiến việc hết hàng trong kho xảy ra, hậu quả và các phương pháp hay nhất cần thực hiện để tránh hoặc giảm thiểu rủi ro xảy ra.
Nội dung bài viết (Bấm để xem nhanh)
I. Những lý do phổ biến cho việc hết hàng trong kho
Nhu cầu tăng trưởng không lường trước được
Đây là một tình huống hầu như không thể dự đoán được vì nó là do sự biến động đột ngột của nhu cầu, gây ra bởi những thay đổi xã hội hoặc thị trường. Một ví dụ về sự gia tăng nhu cầu không lường trước được này có thể là các sản phẩm y tế và vệ sinh khi bắt đầu đại dịch toàn cầu.
Lỗi nội bộ trong dự báo nhu cầu và quản lý
Trong trường hợp này, là trách nhiệm và năng lực của khu vực hậu cần của công ty để lập kế hoạch và dự báo nhu cầu trong tương lai một cách chính xác. Sai sót trong việc lập kế hoạch có thể dẫn đến tình trạng hết hàng tạm thời hoặc thậm chí kéo dài nếu không được sửa chữa.
Trong quá trình kiểm kê, các lỗi do con người hoặc máy tính làm sai lệch dữ liệu hàng hóa được lưu trữ có thể phát sinh và cuối cùng dẫn đến hết hàng trên kệ chứa hàng.
Thiếu giao tiếp giữa các bộ phận khác nhau của công ty
Cũng như các khía cạnh khác của công ty, thông tin liên lạc giữa các bộ phận khác nhau của công ty là điều quan trọng để tránh tình trạng hết hàng. Bộ phận hậu cần sẽ là đầu mối đảm bảo thông tin liên lạc thông suốt với tất cả các bộ phận khác.
Các vấn đề trong các giai đoạn trước của chuỗi cung ứng
Chuỗi cung ứng là một mạng lưới phức tạp bao gồm các công ty và giai đoạn khác nhau. Việc hết hàng trong kho có thể phát sinh do các vấn đề trong giai đoạn cung cấp nguyên liệu ban đầu, các lỗi trong dây chuyền sản xuất hàng hóa hoặc các vấn đề trong quá trình vận chuyển hàng hóa từ điểm sản xuất đến kho.
Lỗi do nhà cung cấp
Ngay cả khi lập kế hoạch nhu cầu một cách hoàn hảo và với thông tin liên lạc nội bộ giữa các khu vực khác nhau. Lỗi có thể đến từ nhà cung cấp, chúng có thể là lỗi trong giai đoạn giao hàng với sự chậm trễ hoặc không đạt được số lượng đã thỏa thuận với số lượng đơn vị hàng đến ít hơn.
Lựa chọn không tốt về phương pháp quản lý hàng trong kho
Đặc biệt, những phương pháp quản lý hàng tồn kho nhằm mục đích tối ưu hóa và giảm lượng hàng tồn kho, chẳng hạn như phương pháp Just in Time.
Các phương pháp này có ưu điểm là giảm đáng kể chi phí lưu kho và xử lý, nhưng rủi ro tồn kho với bất kỳ sự mất cân đối nhỏ nào trong kế hoạch là rất cao.
II. Rủi ro và hậu quả của việc hết hàng trong kho
Mất doanh thu
Hậu quả trực tiếp và rõ ràng nhất là mất doanh số bán hàng chưa thực hiện do không có sản phẩm theo yêu cầu. Trong ngắn hạn, đây có thể là vấn đề chính, vì nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến sự ổn định kinh tế của công ty.
Tổn thất do phải bồi thường cho các đơn hàng đã cam kết
Nếu việc hết hàng trong kho khiến công ty không thể thực hiện (hoặc chậm trễ) các đơn đặt hàng đã ký và cam kết, rất có thể ngoài việc mất doanh thu chưa thực hiện, công ty sẽ phải chịu thêm một khoản chi phí bồi thường hoặc bồi thường cho khách hàng do không hoàn thành nghĩa vụ của mình.
Sự hài lòng của khách hàng, uy tín và độ tin cậy của thương hiệu
Trong trung hạn, vấn đề nghiêm trọng nhất có thể phát sinh từ việc tồn kho là mất niềm tin và sự hài lòng của khách hàng.
Nếu công ty không thể đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, họ sẽ buộc phải tìm kiếm sản phẩm từ một công ty cạnh tranh. Nếu hài lòng với dịch vụ của đối thủ cạnh tranh, khách hàng có thể mất vĩnh viễn. Ảnh hưởng nghiêm trọng tới uy tín và độ tin cậy của thương hiệu.
III. Cách ngăn chặn tình trạng hết hàng trong kho
Tồn kho an toàn
Tồn kho an toàn là mức tồn kho được lưu trữ để bao gồm các sự kiện không lường trước, thay đổi nhu cầu, sự chậm trễ trong việc vận chuyển của nhà cung cấp, v.v. Việc xác định chính xác mức dự trữ này có thể ngăn chặn tình trạng hết hàng trong những trường hợp này.
Kích thước lô tối ưu
Kích thước lô tối ưu đề cập đến số lượng hàng hóa chính xác được yêu cầu mỗi khi đơn đặt hàng được đặt để tối ưu hóa nó. Nói cách khác, đặt những đơn đặt hàng lớn để hợp lý hóa chi phí cố định của mỗi đơn đặt hàng, nhưng xem xét chi phí lưu trữ khi có những hàng hóa đó trong kho.
Nếu đó là một sản phẩm có nguy cơ hết hàng cao do đặc tính của nó, thì có thể nên tăng số lượng đặt hàng, thậm chí giả sử chi phí lưu kho cao hơn.
Điểm đặt hàng lại (ROP)
Điểm đặt hàng lại giúp xác định khối lượng, khoảng thời gian và tần suất mà công ty sẽ yêu cầu đơn đặt hàng từ nhà cung cấp. Đối với kích thước lô hàng tối ưu, cần tìm kiếm sự cân bằng giữa việc đặt ít đơn hàng nhất có thể để giảm chi phí, nhưng không đặt đơn hàng quá lớn có nghĩa là có lượng hàng trong kho quá cao.
Giao tiếp và quan hệ với nhà cung cấp
Việc tránh hết hàng kho trong kho không chỉ phụ thuộc vào bản thân công ty, vai trò của các nhà cung cấp cũng sẽ có ảnh hưởng trực tiếp. Bất kỳ sự chậm trễ, hủy bỏ hoặc thất bại nào mà nhà cung cấp phải gánh chịu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hàng hóa trên kệ kho hàng.
Do đó, các nhà cung cấp sẽ được lựa chọn cẩn thận dựa trên khả năng đáp ứng, tính linh hoạt và thời gian giao hàng của họ. Mối quan hệ cũng phải được nuôi dưỡng để đảm bảo sự liên lạc thông suốt và chặt chẽ giúp chúng ta có thể biết trước bất kỳ sự chậm trễ hoặc vấn đề nào với việc cung cấp.
Truyền thông nội bộ của công ty
Đôi khi, hết hàng trong kho xảy ra do lỗi liên lạc nội bộ hoặc lỗi trong công ty, điều này có thể được khắc phục.
Khía cạnh này hoàn toàn phụ thuộc vào tổ chức của công ty và được giải quyết bằng cách triển khai hệ thống quản lý hoặc CRM mà tất cả các phòng ban của công ty có thể chia sẻ cùng một thông tin mới nhất.
LIÊN HỆ NGAY! Để nhận tư vấn và bảng báo giá kệ chứa hàng hoàn toàn miễn phí.
Liên hệ tư vấn và đặt hàng:
- Chi nhánh 1: 1330/1D Đường Vườn Lài, KP1, Phường An Phú Đông, Quận 12, TP HCM
- Chi nhánh 2: Thửa đất 981, tờ bản đồ 40, Khu phố Bình Đáng, P.Bình Hòa, Tp.Thuận An, Tỉnh Bình Dương, Việt Nam
- Số điện thoại: 0274 379 7667
- Hotline: 0919 85 0305 – 0919 93 0305 – 0919 75 0305
- Email: contact@navavina.com.vn
- Website: https://kechuahangdidong.com
- Facebook: https://www.facebook.com/navavinagroup
